新奥能源内部会议组织经验分享
2025-04-04 15:42 27
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# 新奥能源内部会议组织经验分享
## 1. 会前筹备
### 1.1 明确会议客户和客户价值
#### 客户需求:确保会议活动是针对客户需求开展。
#### 会议价值:通过会议为客户解决的问题或创造的价值。
#### 会议通知:所有会议都必须为客户创值,没有客户穿透的会议就是没有价值的会议。
### 1.2 会议信息确认
#### 1.2.1 确定会议时间
##### 提前一周确认:避免与其它重要节点或重大活动冲突。
#### 1.2.2 确定参会人员
##### 基于会议内容:明确其与会议讨论内容关联的角色和价值,杜绝无关人员陪会。
#### 1.2.3 确定主持人
##### 选择合适主持人:对会议内容有全面深入了解的相关负责人,负责会议节奏控制。
#### 1.2.4 确定汇报人
##### 汇报类型会议:需提前确定汇报人员。
#### 1.2.5 确定会议地点
##### 提前预定场地:根据参会人员规模,匹配会议规格和参会人数。
##### 涉密会议管理:会议录制、远程参会需审批,加强保密管理。
### 1.3 会前准备
#### 1.3.1 会议通知
##### 内容包括:地点、时间、主持人、参加人员、会议议程、注意事项。
##### iCome会议产品:规范填写会议信息,书面形式按模板填写。
#### 1.3.2 会议邀请
##### iCome发布邀请:注意一键邀请参会人员,连接客户及填写会议价值。
#### 1.3.3 确认出席状况
##### 最终出席名单:会议开始前2天确认,形成出席报告单,准备座次图。
##### 请假报备:告知参会人员完成请假和报备。
##### 主持人、汇报人变更:及时通知组织方及与会领导。
#### 1.3.4 材料准备
##### 模板准备:提前准备好汇报模板,提醒相关人员准备材料。
##### 材料检查:确保汇报内容符合要求,保密提醒,LOGO选用,会议软件不遮挡演示材料。
##### 材料替换:原则上不允许临时替换,特殊情况需检查内容正确性。
#### 1.3.5 布置会场
##### 会场环境检查:
###### 灯光:照明良好,灯罩干净。
###### 桌椅:正常使用,清洁无尘土,摆放整齐。
###### 窗户:正常关闭,玻璃亮泽。
###### 门:正常关闭,门轴正常,门面干净。
###### 墙面地面:墙面无灰尘、蜘蛛网,地面干净,地毯无茶渍。
###### 垃圾桶:垃圾不超过三分之二位置,表面干净。
###### 空调:夏季24℃-26℃,冬季20℃-24℃,提前半小时打开空调扇。
###### 空气:提前巡视会议室和周边环境,发现异味及时处理。
###### 噪声:会前半小时观察会场周围噪音,协调相关人员。
###### 蚊蝇:会前处理蚊蝇,备粘蝇板。
##### 设备准备:笔记本电脑、投影、白板、座位牌、茶水、矿泉水、激光笔、翻页器、录音笔、备用电脑、会议议程、出席报告单、汇报材料、电子计时器。
##### 设备调试:会议开始前半小时进行设备调试,远程环境测试,IT运维人员驻场保障。
## 2. 会中组织
### 2.1 引领参会人员入场
#### 会议开始前20分钟:根据参会名单引领参会人员入场,记录到达情况,联系未到会场领导。
### 2.2 会议录制
#### 重要会议录制:打开iCome会议录制、云保存,录制过程不间断,会后发送录屏。
### 2.3 中场休息
#### 2小时以上会议:建议安排10分钟中场休息,休息结束关注参会人员按时归位。
### 2.4 会场动向关注
#### 全程关注:会场环境、会议资料、参会人员、会议设备等突发情况,及时协调解决问题。
### 2.5 会议服务
#### 蓄水服务:会议服务人员间隔20-25分钟进行蓄水。
## 3. 会后沉淀
### 3.1 整理会议纪要
#### 72小时内形成纪要:整理编写重点关注核心角色的决策事项,做好指令督办传达。
#### 会议纪要发布:通过iCome发布,报核心领导审阅。
### 3.2 督办决策指令
#### 筛选会议指令:明确完成标准、责任人与时间节点,发布会议指令。
#### 责任人反馈:按照指令要求推进工作,反馈阶段性和最终完成情况。
### 3.3 复盘总结不足
#### 召开复盘会:总结纠偏,梳理工作流程中不足之处及改进应对措施。
### 3.4 沉淀会议能力
#### 典型会议场景:梳理并体系化会议流程及经验,提升会议管理能力。
作者其他创作